I meeting possono essere vissuti in vario modo e da essi possiamo ottenere risultati molto diversi.
Spesso le persone che partecipano non si preparano, non si espongono, chiacchierano oppure restano in silenzio; salvo poi riaprire i temi dell’incontro alla sua chiusura, nei corridoi.
In base all’esperienza si possono evidenziare alcune regole di base che servono a dare indicazioni alle persone, creando un clima in cui i partecipanti possano trovarsi a loro agio riconoscendo il significato di ogni riunione.
In molti casi i meeting si trovano ad essere sovraccarichi di attese emozionali.
Altre volte il gruppo, o parte di esso, vive precedenti conflitti, oppure alcuni dei partecipanti non hanno rapporti.
Quando poi occorre annunciare un cambiamento, prima che questo venga comunicato crescono i sospetti. Invece, la fiducia va posta come norma.
In tal senso, le regole che saranno impiegate per la riunione servono a stimolare la comunicazione e a creare rispetto, offrendolo e ricevendolo in modo trasparente.
Se non avete mai impiegato delle regole prima d’ora può essere che sarete stupiti su quanto esse si dimostreranno efficaci.
Prima dell’incontro, scrivetele su un foglio e mettetele in evidenza nel locale. Discutetele una per una e chiarite il significato.
Chiedete a ciascuno dei partecipanti se ha altre osservazioni che vorrebbe aggiungere, in modo da rendere il meeting più efficace (tra l’altro alcune di queste nuove idee possono poi essere inserite tra le regole standard).